Representantes de Florida Proponen Ley de Identificación Para Empleados

El Departamento de Seguridad Nacional de los Estados Unidos (DHS por sus siglas en inglés) tiene un programa llamado E-Verify, que en forma gratuita ayuda a las empresas a verificar en forma gratuita, a través de Internet, si los empleados que están contratando tienen la debida autorización para trabajar en los Estados Unidos. En la mayoría de los casos, el uso de E-Verify es algo que pueden hacer los empleadores en forma voluntaria, pero algunos estados exigen que los empleadores utilicen E-Verify al contratar su personal. 

Florida es el estado más reciente en buscar la obligatoriedad del uso de E-Verify, ahora que los representantes de Florida proponen ley, si el gobernador Ron DeSantis, aprueba este de ley 1718 del Senado, de fecha 10 de mayo de 2023.

La ley E-Verify de Florida, que inicialmente fue implementada 1° de enero de 2021, requería que los empleadores públicos, contratistas o subcontratistas del Estado utilizaran E-Verify para verificar la autorización de trabajo de sus empleados. 

Lo que se busca ahora, en el caso de Florida, es que los representantes de Florida proponen ley*, el proyecto de Ley 1718, que amplía el requisito de utilizar E-Verify para todas las empresas privadas que tengan al menos 25 empleados. Estos empleadores deberán registrarse en E-Verify y buscar en E-Verify a las personas que contraten a partir del 1° de julio de 2023. Ahora que los representantes de Florida proponen ley de elegibilidad, los empleadores tendrán tres días hábiles para revisar a los empleados que contraten, y deberán además conservar una copia de la documentación presentada como parte del Formulario I-9 y del proceso E-Verify, durante tres años a partir de la fecha inicial de contratación del empleado. Además, en sus declaraciones fiscales deberán certificar que están utilizando E-Verify.

¿Está Claro el Proyecto con el que los Representantes de Florida Proponen Ley?

El proyecto con el que los representantes de Florida proponen ley tiene algunos puntos que no están muy claros. Algunas personas se preguntan si un empleador privado está obligado a utilizar E-Verify después del 1° de julio de 2023, solamente si tienen 25 empleados ubicados en Florida, o si estarán obligados aquellos empleadores con menos de 25 empleados en Florida, pero con más de 25 empleados en otros lugares de los Estados Unidos.

Algunas Características de la Nueva Ley

Según se indica antes, la ley aplica a empleados contratados a partir del 1° de julio de 2023. No aplica a empleados que hayan sido contratados antes de esa fecha*. Tampoco aplica a los contratistas independientes. En el caso de las empresas de arrendamiento de personal, serán responsables del cumplimiento de E-Verify, a menos que celebren un acuerdo por escrito con sus empresas clientes, transfiriéndoles esa responsabilidad.

Por otra parte, si un empleador no puede verificar a un empleado recién contratado porque el sistema E-Verify no está disponible durante más de tres días hábiles después de que el nuevo empleado comience a trabajar, el empleador estaría obligado a (i) utilizar el formulario de Verificación de Elegibilidad de Empleo (Formulario I-9) para verificar la elegibilidad de empleo, y (ii) conservar una captura de pantalla u otra prueba de la falta de disponibilidad del sistema por cada día que el empleador no pudo acceder al sistema.

¿Cómo se Garantizará el Cumplimiento, Ahora que los Representantes de Florida Proponen Ley?

Además de las disposiciones del nuevo proyecto, con el  que los representantes de Florida proponen ley, Florida ha puesto en marcha medidas de ejecución para garantizar que los empleadores verifiquen la autorización de trabajo de los empleados. 
Las empresas que empleen a sabiendas a trabajadores no autorizados,  o que no se registren y utilicen el formulario I-9 o el sistema E-Verify, estarán sujetas a sanciones a partir del 1° de julio de 2024. Si reciben un aviso de incumplimiento del Departamento de Oportunidades Económicas (DEO por sus siglas en inglés), el empresario dispondrá de 30 días para presentar pruebas suficientes para subsanar el incumplimiento. 
Las sanciones a quienes incumplan estas disposiciones, ahora que representantes de Florida proponen ley, serán función de la duración de la infracción. Está prevista una multa diaria de $1.000 dólares, la obligación de que el empleador presente informes trimestrales durante un periodo de prueba de un año, y la suspensión o revocación de las licencias de los empleadores.

¿Qué Sucede si el Empleado tiene una Licencia de Otro Estado?

De hecho, existe la prohibición, para todos los condados y municipios, de emitir documentos de identificación a un individuo que no proporcione prueba de presencia legal en los Estados Unidos*.

En el caso de estados que, de todas formas,  emiten licencias de conducir y otros permisos a inmigrantes no autorizados, estas licencias y permisos no serán válidos en el estado de Florida. Se exigirá a los hospitales que recojan información sobre la situación migratoria de los pacientes en los formularios de admisión o registro. Se exigirá al DEO que dicte una orden y exija el reembolso de determinados incentivos de desarrollo económico, si el departamento descubre o es notificado de que un empleador ha contratado a sabiendas a un extranjero no autorizado, sin verificar la elegibilidad para el empleo de dicha persona.

En Resumen ¿Qué Debe Hacer Usted Ahora que Representantes de Florida Proponen Ley sobre empleo en el Estado?

La nueva ley es bastante clara sobre la prohibición de los empleadores de contratar personas que no tengan permiso de trabajo. Para obtener más información, consulte el Estatuto de Florida, Sección 448 y el Proyecto de Ley del Senado 1718*, convertido en ley el 10 de mayo de 2023. 

Finalmente, si usted es un empleador o un empleado, residente en el estado de Florida, tiene dudas sobre esta nueva ley cuente con nuestro equipo de abogados expertos para guiarlo. Recuerde que contamos con personal en español, que le brindarán el servicio que usted necesita y se merece para que pueda entender mejor todas estas nuevas leyes. En caso de que sus derechos como trabajador se vean vulnerados, recuerda que los abogados de leyes laborales de Morgan & Morgan están siempre dispuestos y preparados para luchar por tus derechos. 

¡La justicia es derecho de todos! 

*Enlaces disponibles en inglés.